Archiwum X. Cykl mini poradnika dla początkujących tłumaczy.

Co powinien wynieść z domu tłumacz, gdyby jego dom stanął niespodziewanie w ogniu? Biżuterię, schowaną pod parkietem, skrytkę z obcą walutą? Ja z pewnością chwyciłbym twardy dysk z zapisanym archiwum.

Archiwum tłumacza

W moim archiwum zapisuję każdy jeden dokument dostarczany do moich klientów, opatrzony datą wysłania dokumentu. Tylko w okresie ostatnich dwóch lat znalazło się tam około 1000 dokumentów. Już sama liczba dokumentów wskazuje, że nie jestem w stanie pamiętać każdej oddawanej przeze mnie pracy. W takiej sytuacji proszę sobie wyobrazić, że dwa miesiące po oddaniu pracy do klienta otrzymuję reklamację. Wczytując się w fragmenty oznaczone jako wadliwe przyznaję klientowi rację, dziwiąc się jednocześnie, że mogłem dopuścić się tak karygodnych zaniedbań. Uratować mnie może tylko i wyłącznie moje archiwum. W dobrze prowadzonym i opisanym archiwum znajdę wysłany plik z łatwością. Równie z łatwością mogę udowodnić, że tekst wysłany przeze mnie do klienta był różny od tekstu, który jest przedmiotem reklamacji. Innymi słowy, że ktoś inny ingerował w tekst dostarczony przeze mnie. W sytuacji braku archiwum pozbawiam się takiej możliwości i w opisanej sytuacji złożenia przez klienta reklamacji poniosę jej konsekwencje.

Nie straszny nam KRS

Oczywiście, prowadzenie archiwum nie służy tylko i wyłącznie obronie przed nieuzasadnionymi reklamacjami opartymi o zmiany w tekście, które naniosła inna osoba w cyklu obiegu dokumentów. Posiadanie własnego archiwum zapobiega również powielaniu raz już wykonanej pracy. Doskonałym przykładem niech będzie zlecenie tłumaczenia dokumentów KRS spółki. Najczęściej dokumentacja taka jest przesyłana do tłumacza w dość opłakanym stanie i w formie nieedytowalnego dokumentu. Zwykle jest to skutek niedbale wykonanego procesu skanowania dokumentu, który sam w sobie jest rozbudowany i składa się z licznych tabel i podgrup. Praca nad takim dokumentem jest uciążliwa i czasochłonna. Rysowanie wszelkiego rodzaju tabel w edytorach tekstowych zabiera częstokroć dużo więcej czasu niż sam proces tłumaczenia. Szczęśliwie, dokumenty urzędowe, za pomocą których spółki rejestrują się w Krajowym Rejestrze Sądowym nie ulegają często zmianie. Konsekwentnie, sam druk pozostaje taki sam, a treść zmienia się nieznacznie. Posiadając raz już przetłumaczone dokumenty urzędowe na potrzeby rejestracji spółki w KRS, przy kolejnym tego typu zleceniu wystarczy tylko dokonać niewielkich zmian w tekście dotyczących czy to udziałowców w spółce czy klasyfikacji działalności spółki. W najgorszym razie, tłumacz poświęci na aktualizację dokumentu 20% czasu potrzebnego na tłumaczenie rzeczonej dokumentacji po raz pierwszy. To bardzo mocny argument przemawiający za prowadzeniem czytelnego i rozległego archiwum.

Bank tłumaczeń

Może także dojść do sytuacji, gdy klient po prostu zgubi lub utraci dostarczony do niego dokument. Tłumacz dysponujący archiwum na potrzeby klienta w kilka sekund odnajdzie niezbędną dokumentację budząc tym samym uznanie klienta. Osobiście pamiętam klienta, który będąc już w Chorwacji, na kilka godzin przed ważną rozmową ze swoim potencjalnym kontrahentem uświadomił sobie, że nie wziął nośnika pamięci z zapisanym dokumentem. Na domiar złego, osoby mające dostęp do tych danych były w tym dniu niedostępne. Klient zadzwonił do mnie z pytaniem, czy posiadam jeszcze przetłumaczone dla niego dokumenty. Nie trzeba tłumaczyć, że ulga i wdzięczność klienta były ‘bezcenne’.

Jak prowadzić archiwum?

Archiwum doskonale spełnia swoje zadanie, pod warunkiem, że prowadzone jest w sposób czytelny i umożliwiający szybkie odszukanie dokumentów.

W tym miejscu warto wspomnieć o dobrej praktyce dotyczącej dostarczania klientowi wykonanego tłumaczenia. Otóż oddawany dokument powinien nosić taką samą nazwę jak dokument źródłowy oraz informację na temat języka, w którym jest spisany dokument. Przykładowo, plik źródłowy o nazwie KMBT-020-OW4 po odesłaniu klientowi winien nosić nazwę EN_KMBT-020-OW4 lub KMBT-020-OW4_EN. Dzięki tej konwencji klient nawet bez otwierania pliku doskonale wie, z jakim dokumentem ma do czynienia. Jest to wbrew pozorom istotna kwestia. Wystarczy wyobrazić sobie, że nasz klient to przedsiębiorstwo, które zajmuje się importem kosiarek. Łatwo sobie wyobrazić, że w zależności od sprowadzonego typu kosiarki klient będzie potrzebował instrukcji obsługi tego urządzenia. W takiej sytuacji, zapisanie oddawanego klientowi pliku w formie, przykładowo, PL_instrukcja kosiarki uda się tłumaczowi tylko raz. Kolejnej instrukcji innej kosiarki nie zapisze przecież tak samo, zwłaszcza, jeżeli do tłumaczenia otrzyma na raz trzy podobne instrukcje.

Informacja rządzi światem

W archiwum plik zapisywany przez tłumacza można poszerzyć o drobne informacje, które ułatwią w razie potrzeby jego wyszukiwanie samemu tłumaczowi. Łącząc dwa powyższe przykłady zapisywania pliku, tłumacz może zapisać oddaną instrukcję w archiwum w taki sposób: PL_KMBT-020-OW4_instrukcja kosiarki nr LM5 (22.10.2009 dla kosiarkowo sp. z o. o.). Chociaż taki opis wydaje się bardzo rozbudowany, zawiera mnóstwo informacji, które ułatwiają jego wyszukanie w przyszłości. Instrukcję można dzięki temu wyszukać w archiwum zarówno po nazwie pliku źródłowego, jak i po tematyce tłumaczenia, dacie jego dostarczenia do klienta, która nie musi być równoważna z datą wprowadzenia pliku do archiwum, a także po nazwie przedsiębiorstwa, dla którego wykonano tłumaczenie.

W tym miejscu ktoś mógłby stwierdzić, że przecież pliki automatycznie zapisywane są przez program pocztowy, z którego wysyłane są pliki do klientów. Co jednak począć, gdy zepsuje się maszyna, na której tłumacz wykonywał pracę? W takiej sytuacji grozi tłumaczowi utrata wszelkich danych, w tym również bezcennych danych o wykonanych tłumaczeniach. Wydaje mi się rozsądnym zapisywanie naprawdę ważnych danych na dwóch osobnych i niezależnych nośnikach. Tym bardziej, że koszt dodatkowego nośnika jest absolutnie marginalny w porównaniu z kosztem utraty cennych informacji. Pewnego rodzaju rozwiązaniem jest z pewnością takie ustawienie serwera poczty wychodzącej, by na serwerze zapisywana była cała wychodząca korespondencja (wraz z załącznikami). W ten sposób tłumacz zyskuje pewność, że nawet w sytuacji awarii urządzenia, na którym wykonuje pracę, efekty jego pracy będą mogły zostać odzyskane. Niestety, to rozwiązanie cechuje bardzo poważna wada. Uważny czytelnik na pewno domyśla się, że jest nią bardzo ograniczona możliwość wyszukiwania plików zarchiwizowanych w ten sposób. W praktyce, wyszukiwanie pliku na serwerze poczty wychodzącej ograniczone jest tylko i wyłącznie do wyszukiwania po dacie dostarczenia pliku do klienta. Nie będzie łatwo wyszukać pliku po nazwie pliku ani nawet po nazwie klienta. Teoretycznie można by do wyszukiwania wykorzystać adres mailowy klienta, ale w przypadku większych przedsiębiorstw korespondencja może być kierowana z przeróżnych adresów.

Warto zapamiętać

Podsumowując, uważam dobrze i czytelnie prowadzone archiwum zabezpieczone dodatkowo na nośniku zewnętrznym za bezcenne. W archiwum powinny znajdować się wszystkie dostarczane do klientów pliki. Pliki powinny być opatrzone symbolem języka, w jakim są wykonane. Zapisując pliki w domowym archiwum warto poszerzać opis pliku w sposób maksymalizujący możliwość jego odszukania.